Контроль документооборота
Документооборот – это передвижение официальной актов, протоколов, справок, счетов и т.д. внутри компании между ключевыми ее участками. Начинается процесс в момент создания документа и заканчивается исполнением или передачей контрагентам.
Принятие и реализация управленческих решений тесно связана с рациональностью обращения материалов в бумажном и электронном виде. Грамотная ее постановка позволяет оперативно реагировать на изменение внешних и внутренних факторов, отслеживать исполнение заданий. Контроль документооборота обеспечивает беспрерывность отслеживания соответствия движения счетов, накладных, приказов и т.д. установленному порядку. Функция позволяет выявлять узкие места и внедрять новые прогрессивные формы управления.
Важно обеспечить полноту информационных пакетов, используемых менеджерами и ТОП-менеджерами в работе. Недостаточность сведений ведет к принятию необоснованных решений, раздутость – к бюрократии и усложнению связей между ключевыми сотрудниками.
Порядок и особенности документооборота
Процесс работы с отчетами, приказами, накладными и т.д. устанавливается индивидуально. Он зависит от особенностей вида деятельности, количества и повторяемости бизне-процессов, размеров предприятия. В большинстве случаев очередность работы с письменными приказами, накладными, сметами и отчетами примерно одинакова.
Стандартные этапы документооборота:
- Создание и проверка правильности оформления.
- Визирование и утверждение ответственными лицами.
- Регистрация в журналах учета.
- Исполнение или перенаправление контрагентам.
- Создание копий и определение их на хранение.
- Архивация, отправка или уничтожение.
Для осуществления контроля электронного документооборота эти этапы регламентируются установленным графиком. Это схема или список задач, согласно которым ведется работа с каждым актом, протоколом и т.д.. В графике описываются участвующие в процессе подразделения и закрепляются ответственные лица. Последние – в рамках своих обязанностей обеспечивают правильность оформления, своевременность передачи и отображения движения бумаг в соответствующих журналах.
Чем меньше лиц в цепочке жизненного цикла документа, тем оперативнее выполняются бизнес-процессы. Каждый ответственный за какой-либо этап менеджер должен иметь утвержденный список всего, на что распространяется право подписи.
Важность правильного хранения и архивирования:
Каждая операция: купля-продажа, аренда, оформление дебиторской/кредиторской задолженности, отпуск/приемка товара и т.д., регистрируется в бумажном или электронном виде. Правильность хранения и архивирования обеспечивает быстрый доступ к нужному при возникновении спорных ситуаций или проверок. Это экономит рабочее время пользователей и гарантирует сохранность важных сведений о проведенных операциях.
Принципы эффективного документооборота
Разработка правил передвижения приказов, накладных, смет, отчетов и т.д. необходима для обеспечения нормального течения основных бизнес-процессов. Важно соблюдение следующих принципов:
- Оперативность. Перемещение бумаг с минимальными задержками на каждом этапе.
- Обоснованное количество инстанций. Критично добавление каждого визирующего лица или пользователя. С минимальным количеством инстанций движение происходит быстрее, нагрузка менеджеров снижается.
- Повторяемость операций. Однотипные документы должны обрабатываться по одной и той же схеме. Это экономит время и позволяет избегать ошибок, обусловленных человеческим фактором.
Правильность настройки системы – позволяет достигать необходимой степени централизации управления. Грамотность этого процесса обеспечивает полноту ведения учета и выполняемых операций в ходе ведения хозяйственной деятельности.
Формы организации документооборота
Правила и принципы на предприятиях устанавливаются индивидуально. Ориентирами могут служить следующие виды документооборота:
- Централизованный. Приказы, квитанции, счета, договоры и т.д. хранятся в одном подразделении. Чаще всего это секретариат или канцелярия.
- Децентрализованный. За обработку, исполнение и архивирование отвечает несколько департаментов.
- Смешанный. Включает принципы централизованного и децентрализованного вида. Например, ответственность за хранение и перемещение лежит на секретариате, а обработкой занимается бухгалтерия и отдел сбыта.
Для небольших компаний, чаще всего, подходит централизованный тип. Ответственным подразделением определяется секретариат, бухгалтерия, отдел кадров или дирекция. Более крупным предприятиям или тем, департаменты которого территориально удалены друг от друга, рациональнее выбирать децентрализованный или смешанный тип.
Выбор вида реализации процесса основывается на объеме перемещаемых материалов. Ответственные лица должны выполнять работу с бумагами, основываясь на требования и предписания действующего ГОСТа, регламентирующего делопроизводство.
Принципы, обеспечивающие беспрерывность деятельности
Работа с первичкой, договорами и т.д. не должна тормозить текущие бизнес-процессы или ограничивать их гибкость. В этих целях требуется соответствие следующим принципам:
- Четкость. Отсутствие преград для перемещения бумажных и электронных экземпляров. Для этого разрабатываются специальные схемы их движения с назначением ответственных лиц.
- Непрерывность. Постоянное перемещение без длительного торможения в какой-либо точке до момента архивации или отправки за пределы фирмы.
- Ритмичность. Важно, чтобы обработка выполнялась в течение определенного времени. В этих целях создаются инструкции с указанием сроков нахождения документа на каждой инстанции.
- Параллельность. Один и тот же вид работы не должен выполняться несколькими участниками процесса. Это затягивает движение и создает необоснованную нагрузку на специалистов.
Для достижения эффективности важно комплексное использование этих принципов. Нарушение хотя бы одного из них влечет за собой перебои в сформированной последовательности действий.
Важность контроля документов в обращении в Москве
Бизнес живет до тех пор, пока он развивается. Для развития необходимо четкое понимание функционирования всех его секторов, которое отражается в документации. Контроль включает:
- Постановку документа на учет.
- Отслеживание своевременности доставки в соответствующие подразделения.
- Проверка факта исполнения/неисполнения, при необходимости – пересмотр сроков.
- Составление и представление отчетов за определенный промежуток времени.
- Уведомление ответственных менеджеров об обнаружении узких мест или нарушениях установленной системы.
Именно правильно настроенный оборот дает полную актуальную информацию руководящему звену и позволяет оперативно реагировать на изменяющиеся условия.
Как обеспечить беспрерывность контроля
Это сложный процесс, требующий специальных знаний, умений и постоянной работы над ним. В некоторых случаях он делегируется бухгалтерии, канцелярии, отделу кадров или другому подразделению. Однако такое решение не всегда приводит к желаемому результату. Дополнительные функции выполняются лишь в свободное от основных задач время, нарушаются принципы постоянности и оперативности реагирования.
Прогрессивные руководители активно внедряют современные методы управления, передавая контроль исполнения документооборота на аутсорсинг сторонним организациям. Такой подход обеспечивает:
- Выполнение функции на высоком профессиональном уровне в постоянном режиме.
- Возможность усовершенствования используемых инструментов в соответствии с мировыми тенденциями.
- Объективность контроля графика документооборота.
- Высвобождение рабочего времени узких специалистов предприятия.
ООО Тори Групп уже более 10 лет оказывает услуги крупным компаниям и представителям малого бизнеса. Мы отлично понимаем, что главное в любом бизнесе – прибыль. Выполняя свою работу безупречно, освобождаем вас от ведения вспомогательных процессов, оставляя больше времени на развитие новых идей!
Спешите опередить ваших конкурентов! Заказать услугу контрольно надзорной деятельности по доступной стоимости можно прямо сейчас!